En newsletters anteriores comentamos cómo resolver problemas crónicos y gestionar la mejora continua a través del ciclo PDCA y la aplicación de Programas de Mejora Continua. En esta ocasión explicaremos qué es el LEAN MANAGEMENT, y qué caracteriza a esta FILOSOFÍA DE GESTIÓN que ha traído resultados tan contundentes a organizaciones enteras en todo el mundo.

¿Qué es LEAN?

Una organización lean entiende el valor para el cliente y enfoca sus procesos clave para aumentarlo continuamente. El objetivo final es proporcionar un valor “perfecto” para el cliente a través de un proceso “perfecto” de creación de valor que tiene cero desperdicios.

Para lograr esto, el pensamiento lean cambia el enfoque de la gestión tradicional al optimizar tecnologías, activos y departamentos verticales (separados en silos), a fin de optimizar el flujo de productos y servicios para que los mismos fluyan transversalmente a través de las tecnologías, activos y departamentos, hacia los clientes.

La eliminación de desperdicios a lo largo de todo el flujo de valor (no sólo en puntos aislados), crea procesos que requieren menos esfuerzo humano, menos espacio, menos capital y menos tiempo para producir productos y servicios a costos mucho menores y con muchos menos defectos, en comparación con los sistemas de gestión tradicionales. Las empresas pueden responder a los cambios en los deseos de los clientes con una gran variedad, alta calidad, bajo costo y tiempos de procesamiento muy rápidos. Además, la gestión de la información se vuelve mucho más simple y precisa.

La Filosofía de Gestión Lean procura crear el mayor valor para el cliente, minimizando el uso de los recursos, el tiempo, la energía y el esfuerzo.

Enfoque Lean para hacer el trabajo

El enfoque lean para hacer el trabajo, consiste en:

1. Comprender lo que realmente está sucediendo en el lugar donde se crea el valor, comúnmente conocido como “gemba”.
2. Mejorar los procesos mediante los cuales se crean y entregan los productos y servicios.
3. Desarrollar y capacitar a las personas a través de la resolución de problemas y el coaching.
4. Desarrollar líderes y un sistema de gestión eficaz.

El pensamiento y la práctica lean ayuda a las organizaciones a ser innovadoras y competitivas, lo que a su vez les permite ser sostenibles. Hoy en día, lean se ha convertido en un enfoque novedoso y más efectivo para hacer el trabajo, sin importar la actividad, el sector o el tamaño de la organización.

En una organización lean, los problemas son oportunidades que posibilitan un aprendizaje enriquecedor, en lugar de errores que se ocultan debajo de la alfombra o se resuelven superficialmente. Los gerentes actúan como coaches o entrenadores, ayudando a otros a sentirse cómodos identificando problemas y practicando la mejora continua diaria.

El liderazgo cambia su enfoque para crear un sistema de gestión que respalde el compromiso con el trabajo diario y la forma en que se realiza el trabajo aquí y ahora, no la forma en que usted y los equipos esperan trabajar en el futuro.

¿Qué NO es LEAN?

Suele haber mucha confusión respecto al significado y al propósito del Lean Management. Esto se debe a la falta de información y de una mala difusión de lo que esta “Filosofía de Management” realmente implica. Por ello es importante aclarar la siguiente pregunta, ¿qué NO es Lean?:

• NO ES reducción de personal («lean = medio para»).
  NO ES un conjunto de herramientas: 5S, eventos Kaizen, mapas de flujo de valor, andon, gestión visual, métricas, paneles, A3, etc.

• NO ES un programa (eficiencia, mejora de procesos, gestión del rendimiento, MBO, reducción de costos, 6Sigma, etc.) “desarrollado” por la gerencia, por una consultora o por personal del staff, para las personas que realizan el trabajo (y, por lo tanto, crean valor).
• NO ES algo que sólo se aplica a la fabricación o a procesos productivos.
• NO ES una formación para obtener un certificado.
• NO ES normalización a través del trabajo estándar.
• NO ES una cultura de trabajo que sólo puede ser aplicada en países como Japón.
• NO ES un área de una compañía.

Una Definición más Precisa del Lean Management

• El pensamiento y la práctica del lean consiste en aceptar el desafío de crear más valor para cada cliente y bienestar para la sociedad al:
• Mostrar respeto al desarrollar personas para mejorar continuamente el trabajo a través de la resolución de problemas.
• Centrándose, y continuamente, mejorando el trabajo.
• Minimizar y eliminar el desperdicio: tiempo, esfuerzo humano, lesiones, inventario, capital, espacio, defectos, reproceso, esperas, sobreproducción, etc.
• Preguntar qué tipo de comportamiento de gestión y sistema de gestión se necesita para mejorar y transformar la organización.

Lean para Producción y Servicios

Un error muy común es pensar que lean solo es adecuado para procesos de manufactura. Nada más alejado de la verdad. Hoy lean se aplica a todo tipo de negocios y procesos. No es una herramienta o un programa de reducción de costos, sino una forma de pensar y actuar para toda una organización.

Las empresas en todas las industrias y servicios, incluidos el sector público y de salud, están utilizando los principios lean como forma de pensar y hacer. Muchas organizaciones eligen no usar la palabra lean, sino etiquetar lo que hacen como su propio sistema, como el Sistema de Producción de Toyota (TPS) o el Sistema de Producción Ford. ¿Por qué? Para destacar el hecho de que Lean no es un programa o una metodología de reducción de costos a corto plazo, sino la forma en que opera la empresa. La palabra transición o transformación lean se usa a menudo para caracterizar a una empresa que se mueve desde una vieja forma de pensar a una forma de pensar lean. Requiere una transformación completa sobre cómo una empresa realiza negocios. Esto requiere una perspectiva a largo plazo y perseverancia.

El término lean fue acuñado para describir el negocio de Toyota a fines de la década de 1980 por un equipo de investigación encabezado por James Womack, Ph.D., en el Programa Internacional de Vehículos Motorizados del MIT.

Purpose, Process, People

James Womack y Daniel Jones recomiendan que los gerentes y ejecutivos que se embarcan en transformaciones lean piensen en cuestiones fundamentales que deben guiar cualquier transformación de toda organización:

• Propósito: ¿cuál es valor para los clientes?
• Proceso: ¿cómo mejorar continuamente?
• Personas: ¿cómo respetar, comprometer y desarrollar a los empleados?

Alinear el propósito, el proceso y las personas es la tarea central de la gerencia.

Lectura Recomendada

Las características de una organización y cadena de suministro Lean se describen en el libro “Lean Thinking”, por James Womack y Daniel Jones, fundadores del Lean Enterprise Institute y la Lean Enterprise Academy (Reino Unido), respectivamente. Si bien hay muchos libros muy buenos sobre técnicas lean, Lean Thinking sigue siendo uno de los mejores recursos para entender «qué es la filosofía lean» porque describe el proceso de pensamiento, los principios clave generales que deben guiar sus acciones al aplicar técnicas y herramientas lean.

“Nadie tiene más problemas que la persona que dice no tener problemas (no tener problemas es el problema más grande de todos).”

Taiichi Ohno

Autor de la Nota: Esteban Rodríguez