Es clave seguir los pasos y etapas de forma correcta para conseguir los objetivos al momento de llevar a cabo la transición hacia las nuevas versiones de las Normas revisadas de los sistemas de gestión.

Al enfocarnos en la revisión 2015 de los sistemas de gestión como la norma ISO 9001 – Sistema de Gestión de la Calidad, o la norma ISO 14001 – Sistema de Gestión Ambiental, nos centramos en los aspectos relevantes de estos cambios y cómo afectarán a las empresas que ya lo tienen implementado y olvidamos un aspecto fundamental que representa una tarea de gran relevancia para toda empresa: la transición de la anterior versión a la nueva.

¿Cuáles son las etapas que deberían seguir las empresas que tengan implantado un sistema de gestión para comenzar a adaptarse a los cambios?

Comprender la transición

En todo proceso de cambio las transiciones son etapas clave y sobre todo complejas. Conocer los cambios a los que se enfrenta, las herramientas actuales con las que cuenta la compañía y los pasos a seguir, es fundamental para implementarlo de forma correcta.

En el caso de, por ejemplo el Sistema de Gestión Ambiental Norma ISO 14001, la norma se publicó en septiembre del 2015 y sin embargo, este hecho no significa que obligatoriamente las empresas que disponen y certifican este sistema tengan que cambiar en la siguiente auditoría externa hacia la nueva versión. La realidad es que hasta septiembre del 2018 tendremos en el mercado conviviendo las dos versiones, es decir, la versión del 2004 y la actual del 2015, siendo ambas igualmente válidas. La misma situación sucede con la versión 2008 y 2015 de la ISO 9001.

Pasos de la transición

Ante todo, para realizar una correcta transición es necesario planificar los pasos a seguir y comprender la importancia de realizar este proceso de la forma programada. Además, es muy recomendable comenzar lo más pronto posible.

Son 6 las etapas claves para llevar a buen término la transición:

1. Identificar las brechas que la organización pueda tener en relación a los nuevos requisitos. No conocer los puntos débiles de nuestro sistema de gestión nos imposibilita establecer las medidas correctas para alcanzar el objetivo final.
2. Identificadas las brechas o puntos débiles y conociendo de forma exhaustiva los cambios que exponen las nuevas versiones de las Normas, se debe proceder a crear un plan de implementación en el que se incluyan los recursos necesarios para llevar a cabo la implementación de los nuevos requisitos.
3. Capacitar adecuadamente a todos los miembros de la empresa que tengan una parte activa en la transición y que puedan influir de forma directa e indirecta en la eficacia del sistema de gestión implementado.
4. Realizados los puntos anteriores pasamos a la acción y comenzamos a actualizar el sistema de gestión, de acuerdo a lo establecido en el plan de implementación.
5. Evaluado el grado de cumplimiento del plan de implementación se deberá realizar una auditoría interna que permita evaluar el grado de adecuación frente a los requisitos de la Norma y corregir los desvíos identificados.
6. Por último, se procede al contrato de la entidad certificadora, se establece la fecha y el programa de la auditoría de certificación según la última versión de la norma implantada.