A lo largo de los años ISO ha publicado muchas normas de sistemas de gestión en temas de calidad, medioambiente y varios otros. A pesar de compartir elementos comunes, todas las normas ISO de sistemas de gestión tienen diferentes estructuras. Esto, a su vez, da lugar a cierta confusión y dificultades en los procesos de implementación.

¿Por qué una nueva estructura de alto nivel?

Muchas organizaciones poseen más de una Norma implementada y certificada o requieren hacerlo. Hacer esto de forma individual ocupa una gran cantidad de tiempo y recursos extras, por lo que existe una clara necesidad de encontrar una forma de integrar y combinar las normas de la mejor manera posible. Para abordar este problema, ISO desarrolló el Anexo SL.

Anexo SL

En el futuro toda norma de sistema de gestión debería ser coherente y compatible, mediante una misma estructura. Este podría ser el principio del fin del conflicto, la duplicación, la confusión y la incomprensión de diferentes normas de sistema de gestión. Es un desafío a los auditores y a las organizaciones en centrar su pensamiento en forma holística al momento de visualizar los diferentes sistemas de gestión integral.

Antes conocida como la Guía 83 para delimitar la estructura de las normas ISO, el Anexo SL parte del nuevo Suplemento ISO, cuya codificación ha sido asignada independientemente de cualquier factor en particular, constituye el pilar actual de la normalización de los estándares de sistemas de gestión (por ejemplo ISO 9001, 14001, 22000, etc.) para lograr una estructura uniforme, el marco de un sistema de gestión genérico, que sea más fácil de manejar. Toda nueva norma de sistema de gestión de la ISO se adherirá a este nuevo marco conceptual y todos las Normas migrarán a la nueva estructura en su próxima revisión.

Para dar un ejemplo del valor que ofrece, actualmente si tomamos como pivote un requerimiento común entre 2 normas muy conocidas de la familia de normas de sistemas de gestión como ISO 9001 e ISO 14001, por ejemplo control de documentos, observamos que en el caso de ISO 9001, este requerimiento se encuentra en la cláusula 4.2.3, mientras que en ISO 14001 se localiza en 4.4.5. El Anexo SL enmienda esta situación ya que los requerimientos aparecerán en la misma estructura aunque la disciplina cambie. Será mandatorio de ahora en adelante que se siga una misma estructura ahora denominada de alto nivel, y sólo se adecúe a la especialidad en cuestión (calidad, medio ambiente, seguridad de la información, etc.).

El nuevo formato no alterará los requisitos de las normas, pero ayudará a normalizar los enfoques lingüísticos y de gestión.

Elementos de la nueva estructura de alto nivel

Cláusula 1: Alcance
El alcance establece los resultados esperados del sistema de gestión. Los resultados son específicos de la industria y deben ser coherentes con el contexto de la organización.

Cláusula 2: Referencias normativas
Proporciona detalles sobre las normas de referencia o publicaciones relevantes en relación a la norma concreta.

Cláusula 3: Términos y definiciones
Detalla términos y definiciones aplicables a la norma específica, además de cualquier otro término y definición relacionado con la norma.

Cláusula 4: Contexto de la organización
4.1 Conocimiento de la organización y de su contexto
4.2 Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas
4.3 Determinación del alcance del sistema de gestión de la calidad
4.4 Sistema de gestión

Como punto de partida y referencia del sistema de gestión, la cláusula 4 determina por qué la organización está donde está. Como parte de la respuesta a esta pregunta, la organización debe identificar las cuestiones internas y externas que pueden influir en los resultados esperados, así como a todas las partes interesadas y sus necesidades. También debe documentar su alcance y establecer los límites del sistema de gestión – todo en línea con los objetivos de negocio.

Cláusula 5: Liderazgo
5.1 Liderazgo y compromiso
5.2 Política
5.3 Roles, responsabilidades y autoridades en la organización

La nueva estructura hace especial hincapié en el liderazgo, no sólo a la dirección que figuraba en las normas anteriores. Esto quiere decir que la alta dirección tiene ahora una mayor responsabilidad y participación en el sistema de gestión de la organización. Deben integrar los requisitos del sistema de gestión en los procesos de negocio de la organización, asegurar que el sistema de gestión logra los resultados previstos y asignar los recursos necesarios. La alta dirección es también responsable de comunicar la importancia del sistema de gestión y aumentar la toma de conciencia y la participación de los empleados.

Cláusula 6: Planificación
6.1 Acciones para tratar riesgos y oportunidades
6.2 Objetivos del sistema de gestión y planificación para lograrlos

La cláusula 6 nos proporciona la manera directa de tratar el riesgo. Una vez que la organización ha definido los riesgos y oportunidades en la cláusula 4, tiene que establecer cómo van a ser tratados a través de la planificación. Este enfoque proactivo sustituye a la acción preventiva y reduce la necesidad de acciones correctivas posteriormente. Se pone especial atención también en los objetivos del sistema de gestión. Deben ser medibles, ser objeto de seguimiento, comunicados, coherentes con la política del sistema de gestión y actualizados cuando sea necesario.

Cláusula 7: Apoyo
7.1 Recursos
7.2 Competencia
7.3 Toma de conciencia
7.4 Comunicación
7.5 Información documentada

Después de abordar el contexto, el compromiso y la planificación, las organizaciones tendrán que analizar el soporte necesario para cumplir con sus metas y objetivos. Esto incluye los recursos, comunicaciones internas y externas, así como la información documentada que reemplaza los términos utilizados anteriormente como documentos, documentación y registros.

Cláusula 8: Operación
8.1 Planificación y control operacional

La mayor parte de los requisitos del sistema de gestión se encuentran dentro de esta cláusula. La cláusula 8 aborda tanto los procesos internos como los contratados externamente, mientras que la gestión del proceso global incluye criterios adecuados para el control de estos procesos así como formas de gestionar el cambio planificado y el no previsto.

Cláusula 9: Evaluación del desempeño
9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación
9.2 Auditoría interna
9.3 Revisión por la dirección

Para dar cumplimiento a éste requisito, las organizaciones deben determinar qué, cómo y cuándo ha de ser supervisado, medido, analizado y evaluado. La auditoría interna también es parte de este proceso para asegurar que el sistema de gestión se ajusta a los requisitos de la organización, así como a los de la norma, y se ha implantado y mantenido con éxito. El último paso, la revisión por la dirección, que analiza si el sistema de gestión es apropiado, adecuado y eficaz.

Cláusula 10: Mejora
10.1 No conformidad y acción correctiva
10.2 Mejora continua

En un mundo empresarial en constante cambio, no todo siempre se lleva a cabo según lo planificado. La cláusula 10 analiza las formas de hacer frente a las no conformidades y acciones correctivas, así como las estrategias de mejora continua.

QCS colabora con organizaciones en el proceso de transición a las nuevas versiones de las Normas ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, entre otras. Para más información envianos un mensaje y en breve nos pondremos en contacto.