Es común observar la introducción de cambios en nuestros procesos, con el objetivo de mejorar los resultados actuales. La intención es buena, sin embargo, de una manera totalmente inconsciente, la aplicación desordenada de mejoras trae resultados por debajo de su potencial y no sustentables en el tiempo. La respuesta está en aplicar técnicas que aumenten la eficacia del seguimiento de su implementación y establecer estándares o nuevas formas de trabajo, a través de un método ágil y estructurado.

Resolución de Problemas Crónicos

En el día a día, es fundamental identificar los problemas crónicos que afectan a los procesos y esto debe suceder no sólo de forma empírica por los miembros de la organización, sino también a través del análisis frecuente de indicadores con métricas cuantitativas. En esta etapa, es importante hacer una buena clasificación dada la cantidad de problemas que pueden llegar a surgir. Para ello es útil revisar los datos recolectados y hacerse una simple pregunta: ¿qué es lo importante ahora?. Una vez identificados los problemas prioritarios, es importante determinar metas y objetivos, preguntándose a dónde quiero llegar o cuál es la situación deseada por la organización. Observar las causas de los problemas es el paso siguiente, permitiendo el diseño de posibles soluciones que deben ser evaluadas previamente desde una perspectiva de esfuerzo e impacto. Así, sin darnos cuenta, iniciamos la fase de planificación (PLAN), asumiendo que la acción generada debe tener asociada un plazo de cierre y un responsable. Es importante entender que la participación activa de todos los miembros del equipo, es fundamental para que se sientan parte integral del proceso y del valor añadido alcanzado. Esta es la manera más fácil de mantener la mejora a mediano y largo plazo.

Posteriormente, es necesario que la acción planificada se ponga en práctica de manera efectiva dentro de los plazos acordados. Aquí entran en juego dos componentes críticas para una buena implementación: el entrenamiento y la capacitación. Esta fase, a menudo se llama fase de implementación (DO).

Por lo tanto, es esencial verificar y revisar el progreso de forma regular, pudiendo hacer ajustes específicos. Ahora estamos en la fase de confirmación (CHECK).

Por último, es esencial estandarizar y comunicar el proceso y llegado el caso, fomentar la aplicación de buenas prácticas a otros equipos de la organización. En esta etapa, actuar es la palabra clave (ACT).

 El ciclo de Mejora o ciclo PDCA

El ciclo PDCA o ciclo de Mejora (Plan-Do-Check-Act) es por lo tanto esencial en la implementación de la mejora, ya sea en un marco de dimensión colectiva o individual.

Es necesario explicar los cuatro pasos en mayor profundidad para que podamos comprenderlos completamente y conocer en detalle la función de cada uno de ellos. La teoría presentada data de 1950 y nos muestra el ciclo PDCA creado por los japoneses a partir del ciclo de Deming y luego mejorado por Kaoru Ishikawa. Es un modelo de cuatro pasos utilizado para efectuar un cambio, resolver un problema o mejorar una situación identificada como una oportunidad. Hoy día es la piedra angular de los Sistemas de Gestión. En efecto, las normas ISO lo han tomado como metología para la aplicación sistemática de la Mejora Continua.

A continuación se muestran los pasos a seguir de forma resumida:

• 1º PLAN: determinar metas y objetivos, definir los problemas, analizar las causas y formular e identificar métodos y acciones para alcanzar los objetivos. Es importante en esta etapa formular las acciones necesarias, los plazos y los dueños o responsables de cada una de esas acciones.
• 2º DO: entrenar y capacitar al personal e implementar las acciones.
• 3º CHECK: verificar la efectividad de las acciones o las soluciones adoptadas y analizar los resultados de las mejoras y sus posibles ajustes.
• 4º ACT: regresar a la etapa de planificación si los resultados no han sido satisfactorios, o estandarizar, comunicar y desplegar la nueva forma de trabajo dentro de la organización si los resultados fueron satisfactorios.

La Mejora Continua

El ciclo PDCA hace énfasis en la prevención de ocurrencia de los problemas a través de la implantación de estándares de trabajo y de la revisión y mejora continua de los mismos. Los Programas de Mejora Continua basan su funcionamiento en la aplicación constante del ciclo PDCA, que toma los estándares de trabajo vigentes, y los modifica o transforma para mejorar la situación actual y generar nuevos estándares de trabajo. Esto se representa visualmente en la siguiente figura.

Es un proceso simple que puede beneficiarse de la introducción de la Gestión Visual y de la Gestión de Lugar de Trabajo a través de las 5s (más adelante ampliaremos sobre estas dos herramientas) que permite el seguimiento efectivo de las acciones de mejora implantadas.

Puede ser utilizado por los propios equipos de trabajo (Equipos de Mejora), o integrarse como una herramienta adicional, a la gestión de cualquier proyecto dentro de la organización.

Incluso puede ser un método para proponerse y hacer monitoreo de las acciones asociadas a la vida personal, a través de un plan que puede ser escrito en nuestro propio cuaderno o agenda.

Mejorar de manera estructurada y metodológica es nuestro desafío. Todos los días, en cualquier lugar.

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