¿Qué es un Evento Kaizen?

Por definición, un evento kaizen es la aplicación acelerada y focalizada de técnicas kaizen en un área específica de la empresa. A veces llamado evento rápido de mejora o kaizen “relámpago”, un evento kaizen dura típicamente alrededor de 4 a 5 días.

Tal como la palabra “relámpago” lo indica, el énfasis del evento kaizen está puesto en la velocidad y en las acciones decisivas, tal como vemos cuando un equipo de futbol americano detiene y anula al mariscal de campo mediante una maniobra rápida y planificada.

Para aquellos no familiarizados con el fútbol Americano, este tipo de maniobra ocurre cuando varios miembros del equipo rápidamente se focalizan en detener a su oponente a través de una maniobra ágil y eficiente, de la misma manera en que lo hace un equipo de evento kaizen cuando se focaliza en resolver rápidamente los problemas e implementar las soluciones.

Los eventos kaizen están destinados también a enseñar a nuestros colaboradores a pensar en forma crítica y a resolver los problemas. En efecto, éste es uno de los resultados más poderosos que podemos obtener de un evento kaizen bien ejecutado.

 

No se trata de “balas de plata”

 

Es importante entender que los eventos kaizen por sí solos, no son balas de plata.

 

En otras palabras, no debiéramos pensar que aplicando un evento kaizen (o una serie de eventos) revolucionaremos la empresa del día a la noche, ya que este tipo de transformaciones requiere una estrategia integral de mejora a largo plazo, y de un equipo dedicado a preparar, facilitar y hacer seguimiento de los distintos tipos de iniciativas kaizen.

 

Por último, es requerido que las organizaciones tengan en funcionamiento un sistema de educación y entrenamiento para aquellos colaboradores y gerentes abocados a los principios filosóficos del lean management.

 

 

Diferentes Tipos de Iniciativas Kaizen

 

Si bien en este newsletter nos focalizamos sólo en los eventos kaizen tradicionales, hay que señalar que hay otros tipos de iniciativas kaizen utilizadas por las organizaciones que aplican filosofía lean.

Como podemos ver en la imagen anterior, podríamos realizar mejoras a través de lo que se denominan iniciativas basadas en proyectos, las cuales incluyen nuevas tecnologías, nuevos materiales, etc. Las mejoras son beneficiosas y generalmente proveen un ritmo de progreso constante a lo largo del tiempo.

Otro tipo de mejoras viene a través de los sistemas de sugerencias kaizen. Explicaremos este tipo de kaizen en futuros newsletters, no obstante podemos decir que estas mejoras a menudo ocurren en forma diaria, y si bien son pequeñas en naturaleza, definitivamente agregan valor a lo largo de tiempo.

 Finalmente, el evento kaizen conduce a saltos significativos de mejora como vemos en la imagen anterior. Los eventos kaizen son mejor aprovechados cuando se realizan en conjunto con actividades de mapeo de flujo de valor (value stream mapping). Resumidamente, como vemos aquí, el kaizen tiene múltiples caras… y cuando practicamos cada una de ellas en armonía con las demás, los resultados son extremadamente poderosos.

 

Evento Kaizen de 5 Días: Día 1

 

A continuación explicaremos el proceso del evento kaizen de 5 días.

 

Un punto importante es que hay un trabajo previo que necesita ser realizado antes de encarar un evento kaizen. Explicaremos este trabajo previo más adelante. Ahora daremos una mirada a cómo se desarrolla un evento kaizen típico.

Llamamos primer día del evento al Día de Aprendizaje. Durante este primer día, los miembros del equipo reciben entrenamiento, recorren el área en la cual realizarán kaizen, mapean el proceso, revisan información y datos, y hacen otras cosas tales cómo calcular el takt time (ritmo de trabajo) en caso que sea requerido, realizan un relevamiento 5S del área y toman fotos de la situación antes de realizar las mejoras.

Las actividades realizadas en el día 1 varían dependiendo del tipo de evento kaizen que se esté realizando. Por ejemplo, podría no ser necesario calcular el takt time si el foco del evento está puesto en mejorar el nivel 5S del departamento de marketing.

 

Evento Kaizen de 5 Días: Día 2

 

La temática del día 2 es ir al “gemba”, o al lugar dónde se realiza el trabajo. Durante el día 2, observaremos el proceso utilizando las mejores herramientas kaizen que disponemos – nuestros ojos – ya que esto nos permitirá ser testigos presenciales de lo que realmente está ocurriendo en el proceso que estamos buscando mejorar.

Utilizaremos también herramientas de Lean Management tales cómo el diagrama de spaghetti, las planillas de toma de tiempos, y el material de video.

El Lean Management promueve el uso de cámaras de video, es difícil explicar lo poderosas que son. Nos ayudan a capturar lo que realmente está sucediendo al realizar las tareas en el lugar de trabajo, y a la vez, nos permiten mirar el material detenidamente. Facilitando al equipo detectar las oportunidades de mejora. Cuando miramos luego el material de video con el equipo kaizen, a menudo se escuchan comentarios tales cómo “es increíble, no tenía idea que estábamos trabajando así”.

 

Evento Kaizen de 5 Días: Día 3

 

Una vez que el plan está en marcha, es el momento de ejecutar las acciones, que es lo que precisamente acontece durante el día 3 del evento kaizen, dónde el lema es sólo hazlo!

Durante el tercer día haremos los cambios al proceso, esta es la parte dónde se requiere “trabajo duro” por parte del equipo.

También simularemos los nuevos métodos cuando sea posible, y generaremos nuevos estándares y documentación cuándo aplique.

Finalmente comenzaremos a hacer los cambios físicos en el área de trabajo los cuales podrían incluir actividades de 5S, movimiento de equipos, construcción de nuevos accesorios y equipamiento en caso de ser necesario.

En la foto anterior, vemos a un equipo kaizen preparándose para instalar un nuevo sistema de racks. Para lo cual en primer lugar despejarán el área de trabajo y removerán todos los ítems innecesarios.

 

 

Evento Kaizen de 5 Días: Día 4

 

El día 4 es el día de la “Verificación y Puesta a Punto” ya que pasaremos el día trabajando en el nuevo proceso para asegurar que las cosas hayan mejorado.

De hecho, hay altas posibilidades de que necesitemos hacer algunos cambios o pequeños ajustes al proceso en la medida que aprendemos más sobre el mismo y continuamos involucrando a los especialistas.

Aquí vemos un equipo kaizen haciendo los ajustes finales y de funcionalidad a un tablero de herramientas con sombras.

Finalmente, al concluir el día 4 nos aseguraremos que el proceso es 100% funcional y está listo para ser llevado a cabo por el dueño del proceso.

 

 

Evento Kaizen de 5 Días: Día 5

Finalmente, el día 5 consiste en Sostener y Celebrar. Trabajaremos típicamente en medir y documentar el nuevo estado actual, a la vez que identificaremos los beneficios financieros obtenidos. Aquí por ejemplo, generaremos un gráfico del OEE del proceso que nuestro equipo kaizen de TPM decidió poner en práctica para medir el éxito del evento.

 

Luego, comunicaremos los resultados de los eventos a todos los colaboradores y crearemos un plan para terminar de implementar las ideas que no pudieron ser implementadas durante el evento.

 

Además usaremos herramientas como la matriz de polivalencias y los planes de entrenamiento transversal, así como la creación de un plan para sostener los resultados logrados, el cual podría incluir auditorías y visitas de seguimiento en 60 días para asegurar que los beneficios se mantengan. Finalmente, para concluir el evento, el equipo presentará sus resultados a la Dirección y a los colegas de trabajo mientras comparten un desayuno o una merienda para celebrar los éxitos.

 

 Tips para el Kaizen

  

Para finalizar este newsletter nos gustaría dejarles algunos “tips” importantes a tener en cuenta cuando comiencen su recorrido kaizen.

Primero, es fundamental planificar cómo se reasignará al personal que se libere cómo resultado de una actividad kaizen. Jamás se debe permitir que se genere preocupación o ansiedad acerca de la pérdida de trabajo, debido a mejoras de productividad kaizen.

 

Aún si se considera que esto no es un problema, es necesario ayudar comunicándolo de antemano. Esto será especialmente necesario cuando la gente comience a ver los beneficios y ahorros, y a hacer cálculos en su cabeza.

 

Finalmente, es importante entender la inversión requerida en términos de suministros, tiempo del personal y producción que podría llegar a perderse durante el kaizen. Se debe crear un plan para recuperar estos costos, al ahorrar en horas extras, evitar contrataciones de personal y reasignar a las personas liberadas, a otras áreas que podrían necesitarlas.